¿Cómo organizas tu mundo digital?
Notas, fotos, links, documentos, videos … Hoy en día, la facilidad para guardar tantos archivos digitales es maravillosa, pero a veces puede volverse abrumador.
¿Te ha pasado que guardas y acumulas archivos en tu computador o celular, y luego se te olvida o no sabes dónde los almacenaste? o ¿te has sentido agobiado por tanta información que guardas y luego no ocupas? Aquello no nos ayuda a sentirnos productivos ni organizados. Al contrario.
Los primeros pasos:
1) Antes de comenzar a organizar, lo más sencillo que puedes hacer es un “Declutter Digital” lo cual a grandes rasgos significa realizar una revisión general de todo lo que hemos reunido y eliminar lo que ya no nos sirve. La idea es lograr organizar la información más o menos como lo harías si todo aquello fuese en concreto.
2) Una vez que lo hagas, clasifica de manera general los tipos de archivos que tienes. Aquello te dará una idea sobre qué tipo aplicaciones necesitarás. Por ejemplo:
-
-
- Ideas y notas varias
- Fotos y videos
- Documentos varios e importantes
- Etc…
-
No debes complicarte en este paso. Y recuerda que siempre puedes volver a ordenar tus archivos de manera diferente y mejor.
3) ¡Elige tus Aplicaciones!
Listado de aplicaciones gratuitas para organizarte
1) Google Keep
Ideal para tomar apuntes, hacer listas y anotar cualquier información. Puedes capturar rápidamente lo que tienes en mente y pinearlo si lo necesitas. También puedes organizar las notas, agregarles color y categorizarlas, para encontrarlas fácilmente después.
Puedes tomar una foto de un algún documento o imagen y mantenerlo a la vista. Puedes grabar un recordatorio de voz estés donde estés, y se convertirá en texto de forma automática. Y algo bastante útil es que también puedes tener tus ideas o listas y compartirlas con familiares y amigos.
Algo que me ha ayudado un par de veces es la función de recibir un recordatorio en el momento y lugar indicado. Por ejemplo ¿necesitas recordar lo que tienes que comprar? Puedes crear un recordatorio basado en la ubicación para que la lista de compras aparezca justo en el momento en que pases por la tienda.
2) One Note
En lo personal, aquí almaceno gran cantidad de información (principalmente notas o apuntes sobre áreas de interés). Aquí puedes tener tu mundo, pero organizado. Todo en uno.
Puedes utilizar blocs de notas -también llamados notebooks- los cuales te permiten dividir en secciones y páginas. Allí puedes encontrar tus apuntes de manera sencilla y estructurada, según tu estilo.
Una de las particularidades de esta app es que te permite además personalizar tus notas insertando imágenes, elementos, dibujos y destacar lo que necesites. También puedes compartir y colaborar con amigos.
3) Bitwarden
Bitwarden te permite almacenar en una bóveda virtual todas tus contraseñas de manera segura, accediendo solamente con una contraseña maestra.
Debo reconocer que la primera vez que me sugirieron usarlo no me pareció nada seguro. Sin embargo, si lo deseas puedes vincular esta aplicación con Autenticación multifactor (otra aplicación de google) la cual aporta un plus de seguridad a las cuentas de Bitwarden, ya que exige un segundo paso de inicio de sesión antes de autorizar el acceso a la bóveda.
En palabras simples, hoy en día mis contraseñas están todas en un solo lugar, mucho más seguras y definitivamente solo yo puedo acceder a mi bóveda. Aquí puedes crear carpetas para organizar tus contraseñas e información, ya que también puedes almacenar notas y/o cualquier cosa que necesites proteger.
4) Google Photos
Google fotos es una aplicación de almacenamiento e intercambio de fotografía y vídeos, la cual crea una copia de seguridad de éstos para el servicio en la nube, haciéndose accesibles entre todos los dispositivos conectados al servicio. Por ejemplo, si tomo una fotografía con mi celular y se respalda, podría también acceder a ella desde el computador, ya que desde allí también puedo acceder a la nube virtual.
En mi opinión, el sistema para organizar las fotos y vídeos podría tener más opciones, sin embargo, permite guardar las fotos en álbumes y/o archivarlos según se necesite. Suficiente para lo que se busca.
Dos cosas que sí destaco de la App es la cantidad de almacenamiento en el plan gratuito (15 GB) y el editor de fotos. Si bien no es un editor profesional, puedes usarlo para iluminar o contrastar tus fotos de manera sutil y óptima, además de los filtros que ofrece.
Hoy en día estoy migrando la mayor cantidad de archivos desde Google Fotos a OneDrive, ya que he adquirido 1TB de servicio allí. No obstante, continuaré usando esta app para respaldar algunos archivos transitorios en el celular y computador.
5) One Drive / Dropbox / iCloud
Estas plataformas digitales son algunas de las principales para almacenar archivos en la nube. Aquí podemos alojar de todo: documentos importantes, fotos, videos, datos, etc. Este tipo de almacenamiento permite la sincronización de archivos, ya que puedes crear copias de seguridad y acceder a ellas desde distintos dispositivos.
Todas estas opciones cuentan con opción gratuita y de pago, según las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, iCloud y Microsoft (One Drive) regalan 5 GB de almacenamiento gratuito a todos sus usuarios, mientras que el espacio gratuito disponible en Dropbox es de 2 GB. Dependiendo la cantidad de información que necesites respaldar hay diversos planes para elegir. En mi caso, actualmente ocupo la versión pagada de OneDrive y la gratuita de ICloud.
En mi opinión, cualquiera de estas aplicaciones es necesaria si deseas tener tu documentación respaldada, ordenada y en un solo lugar.
6) Trello
Trello es una de las aplicaciones más utilizados tanto a nivel personal como profesional para la gestión de proyectos.
Es una herramienta simple pero muy completa, la cual permite crear tableros virtuales con diferentes tareas o notas, las cuales puedes organizar por prioridades, etiquetas o fechas límites. Cuenta además con muchísimas otras funciones, lo cual permite coordinar y administrar etapas de proyectos o trabajo, según las tareas y objetivos que establezcas.
La versión de pago libera aún más complejas acciones y permite la colaboración de varias personas en un mismo proyecto, compartiendo los avances de cada uno y facilitando las rutinas de trabajo de un equipo.
7) Google Calendar
Agenda y calendario electrónico muy fácil de usar. Puedes organizar tus eventos y personalizarnos, programar recordatorios y crear tus propios calendarios.
Se sincroniza con tus contactos de Gmail por lo cual puedes crear eventos y enviar invitaciones, recibiendo confirmación sobre la asistencia de tus invitados. Puedes chequear y acceder a tus registros y actividades (pasadas, actuales o futuras) en cualquier minuto. Si lo deseas, puede recordarte con anticipación y las veces que quieras sobre un evento que se aproxima.
8) Pocket
Pocket es una aplicación-extensión que te permite almacenar páginas web. Aquí puedes crear tu propio espacio con los temas que te importan, categorizando y organizando según te acomode.
Por ejemplo, puedes guardar artículos, noticias, contenido, páginas de interés y videos desde cualquier dispositivo, fuente o aplicación.
Antes de Pocket acostumbraba solamente usar los Bookmarks disponibles en los navegadores para guardar todo lo quería, con la idea de volver a ello después. Sin embargo, con el tiempo la cantidad de páginas y contenido almacenado fue creciendo y no era óptimo ese tipo de almacenamiento.
En Pocket puedes clasificar y organizar todo de manera más cómoda.
9) Xmind
Xmind es un programa para realizar mapas mentales (o mapas conceptuales). Aquello te permite anotar y establecer ideas, trabajar con diagramas y vincular y organizar todo entre sí.
En mi experiencia, antes de probar esta aplicación, simplemente realizaba mis MindMaps a mano, ya que es algo mucho más rápido y fácil de hacer. No me preocupaba si quedaban bien o mal ya que solo me organizaba, por ejemplo, para la semana, y luego lo desechaba.
Sin embargo, hay algunas temáticas que se van desarrollando en el tiempo, las cuales ameritan ediciones. Para ese tipo de asuntos recomendaría altamente crear un Mindmap digital, ya que puedes recurrir allí y editarlo las veces que desees. Todo es cuestión de ver que resulta más fácil para ti.
Conclusión
Estas fueron algunas de las aplicaciones gratuitas que actualmente uso para organizarme y que considero sencillas de administrar. Son fáciles de usar y cumplen con lo que necesito, pero debes tener presente que no necesitas tener un montón ¡solo necesitas tener las correctas para ti!
Puedes escoger similares o las que más se acomoden a tu estilo. Por ejemplo, si no usas Google Keep puedes encontrar otra App de Notas que sea de tu agrado y se acomode a lo que buscas. Hoy en día hay muchísimas.
Organizar archivos digitales puede tomar un tiempo, pero una vez que lo hagas sentirás un gran cambio. Sabrás exactamente dónde almacenar y dónde buscar cada cosa. Y lo más importante: todo será más sencillo para tí y te sentirás organizado, aunque sea de manera virtual 🙂
******************************************
Publicación original de: Como Aprendemos
Fotos: Unsplash.com